How to ทำ Project Planning by Coach Num

เกริ่นก่อนว่า Session วันนี้เริ่มจากพี่ไปป์ ผู้อยากเรียนรู้วิชาการทำ Project ว่าต้องเริ่มยังไง ก็เลยเกิดเป็น Sharing วันนี้ขึ้น คนที่เหลือก็ตามๆ ลากๆ กันมา โดยข้าพเจ้ารับบทเป็นนักเรียนหน้าห้องนัมเบอร์วัน (ไม่มีใครแต่งตั้งให้หรอก แต่งตั้งตัวเองนี่แหละ)

Steps for creating a project schedule:

1) Develop the Work Breakdown Structure (WBS)

• ให้มองง่ายๆ ว่ามันคือ Project ใหญ่ๆ (แล้วเราไม่รู้ว่ามันคืออะไร) Break down ออกมา มีอะไรต้องทำ ต้องส่งมอบ (Scope ของ Project)
• อธิบายว่า Project นี้มันคืออะไร แล้วแตกออกมาเป็น Deliverable ยิบย่อยลงอีก เป็น Component เป็น Activity ซึ่งบางที Component, Activity ก็ขึ้นอยู่กับการ Define ของคนที่ไม่เหมือนกัน

เทคนิคแรก คือ การทำ Mind Maps เพื่อ Brainstrom กันว่า สิ่งนี้คือสิ่งที่ต้องทำนะ

• การทำ WBS คือ การทำออกมาให้เป็นชิ้นงานในสิ่งที่เราจับต้องได้ เอา Deliverable ออกมาแตก
• แล้วก็แตกย่อยลงไปอีกในแต่ละกิ่งก้านสาขา จนมั่นใจว่า แตกกิจกรรมย่อยได้จนสามารถ estimate effort หรือ Define DoD ได้

เทคนิคสองคือ Linear Lists การที่เราจะทำตัวนี้แตกลงไปอีกว่า การทำงานชิ้นนี้มันต้องทำอะไร ก็ List มันออกมาเป็น Bullet เลย

• Define ว่ามันเป็น Activity ใช้การขึ้นต้นด้วย Verb
• ถ้ารู้สึกว่า Activity จบไม่ได้ ก็แตกย่อยเป็น Task ได้อีก
• เราพยายามอย่างที่สุด ที่จะ List ให้หมด แต่มันเป็นไปได้ที่มันจะไม่ครบ ต่อให้ทำให้ตายยังไง ก็จะมีสิ่งที่หลุดอยู่ดี
• ถ้าในองค์กรมีการเก็บข้อมูล Historical Data มี Archived Project Information ที่เก็บอย่างดี ก็จะเป็นคลังข้อมูลที่ดีให้เรา อาจจะไม่ต้อง Brainstrom เลยก็ได้

หลังจากที่ทำ Brainstrom กันอย่างเมามันส์ใน Miro แล้ว ก็มาทำให้มันสวยๆ ผ่านตารางใน PowerPoint เพื่อไปเสนอลูกค้าหรือผู้บริหาร

• แล้วก็อย่าลืม Identify Stakeholders ด้วยว่าใน Project คือใครบ้าง

2) Sequence activities

• มันมี Activity ที่ต้องทำก่อนหน้า และทำทีหลัง เช่น การจะส่งอีเมลได้ ต้องคิดแล้วว่าจะส่งเรื่องอะไร และส่งไปที่ไหน
• มันคือ How ว่า จะทำยังไงให้ What ที่ Component มัน Done

พอพูดถึง Sequence ก็จะต้องมีเรื่องของ Dependencies

• Finish to Start กิจกรรมสองจะทำได้ ก็ต่อเมื่อกิจกรรมแรกเสร็จ เช่น เวลาสร้างบ้าน ต้องเทพื้นให้เสร็จก่อนจะทำกำแพง
• Start to Start กิจกรรมที่หนึ่งและสองเริ่มพร้อมกันได้ เช่น คนแรกเขียนหนังสือบทที่สองอยู่ คนที่สองก็มารีวิวบทที่หนึ่งได้ หรือ เรากำลังผัดข้าวอยู่ในเตาที่หนึ่ง อีกเตาก็ต้มแกงไปด้วยได้
• Finish to Finish กิจกรรมที่สองจะเสร็จก็ต่อเมื่อ กิจกรรมแรกเสร็จ เช่น เราจะคิดบิลทั้งหมดของวันได้ ก็ต่อเมื่อลูกค้ากลุ่มสุดท้ายของร้านกินเสร็จแล้วจ่ายเงิน หรือ ถ้าวันนี้เราจะ Deploy เราก็ต้องทำ Request Infra ต่างๆ ให้เสร็จ

คิดอะไรไม่ออก ให้ไปท่า Finish to Start แต่ถ้ามีคนว่างงาน ก็ให้ไปทำกิจกรรมอื่นเลย

3) Identify the project team หาคนทำงาน

หาคนทำงาน ว่าเป็น Internal หรือเป็น External ต้องไปหา Vendor หาคนอื่นมาช่วย

4) Estimate the duration of each task

• Work คือเวลาที่ต้องการจริงๆ ที่จะ Complete Task นั้น เอาไว้ให้พี่จุ๊บ (BD) ไปคิดเงิน
• Duration คือการเอา Factor อื่นไปรวมด้วย เอาไว้ให้น้องเอิน (to-be PM) ไปทำ Timeline
• เช่น งานนี้ (Work) ใช้เวลาทำ 8 ชั่วโมง แต่น้องคนนี้ไม่ได้ทำงานนี้แค่งานเดียว เพราะฉะนั้น Duration ก็จะไม่เท่ากับ Work
• อาจจะให้ทีมที่มีประสบการณ์ Estimate หรือถาม Expert ที่อยู่ทั้งภายใน/ภายนอกองค์กร อีกวิธีคือ PERT ที่จะใช้หลักการทางวิทยาศาสตร์เพิ่มเติมหน่อย

• การเอาไปใช้ในชีวิตจริง จะหาร /7 หรือ /10 ลูกค้าก็ไม่รู้หรอก แต่ /6 คือมาจากทฤษฎีของ PERT ซึ่งแต่ละที่ก็อาจจะใช้ตัวคูณหรือตัวหารที่ไม่ใช่เลขนี้ ก็สามารถใช้ได้เหมือนกัน

สุดท้ายแล้วเราจะได้ Project Schedule ออกมา

• สังเกตว่า WORK จะไม่เท่ากับ Duration
  โดยปกติ ถ้ามี Resource = 1 และทำงานมากกว่า 1 Project — Duration ก็จะนานกว่า WORK
  แต่ถ้ามี Resource มากกว่า 1 คน ก็จะสามารถลด Duration ลงได้

• จะทำเป็น Gantt Chart ก็ได้ (ไม่ได้บูลลี่แต่อย่างไร)

5) Identify the critical path อะไรจะยาวนานแค่ไหน อะไรเป็น key activities ที่จะทำให้ Project Delay

• Critical Path คือ Sequence ที่ยาวที่สุดของ Start -> End เส้นที่มาต่อๆ กัน
• ถ้ามีกิจกรรมใด Delay ก็จะ Delay ไปด้วยกันหมด ซึ่งจะตอบได้ว่าเส้นไหนเป็น Critical Path จะต้องเห็น Dependencies ของแต่ละกิจกรรมด้วย

• พอเราเห็น Critical Path แล้วเอาเวลาไปสนใจแค่สิ่งนั้น แต่ลืม Monitor สิ่งอื่น สิ่งที่ไม่ Critical ก็อาจจะ Critical ได้

6) Create a project budget

พอได้ Work ก็เอามาคิด budget แบ่งเป็น

• Internal = work hour * job category ไปที่ HR แล้วถามว่า rate ของแต่ละตำแหน่งคือเท่าไหร่ ไม่ได้ให้ไปถามเงินเดือนของพนักงานคนนั้น
• External = บางครั้งทำงานเองทั้งหมดทุกส่วนไม่ได้ ต้องไปจ้างคนอื่น หรือค่า license, อุปกรณ์ต่างๆ

ก็จะได้มาเป็น Project Budget

7) ก่อนจากกัน Identify Risk สักหน่อย

• ดูว่า Project เรามีความเสี่ยงอะไร เกิดแล้ว อาจจะเป็น Positive Or Negative ก็ได้
• การที่เรารู้ Risk ก่อน เราจะสามารถป้องกัน และนำไปใส่ในแผนได้
• ทุกคนในทีมต้องช่วยกัน Identify Risk โดยมี PM เป็นผู้ make sure ว่าสิ่งนี้ถูกสร้างขึ้น และเก็บลงไปใน Log

ถ้าในบริษัทยังไม่มี Risk Profile ให้ใช้

• ก็คุยกันในทีม แล้วตกลงร่วมกันเลยว่า เราจะ Define อย่างไร
• ค่าแบบไหนถือเป็น Risk ที่ต้อง Monitor และมีแผนรองรับ
• จากนั้นก็เอา Impact * Probability ดูว่า Score ออกมาเป็นเท่าไหร่

แผนรองรับ Risk มีได้หลายแบบ เช่น

• Risk Score มากๆ ควรต้องเอามาอยู่ในแผน เพราะมันมีผลต่อเนื่องกับ Time, Cost
• ปกติแล้ว เราควรมี Buffer ระดับทีม Project และ Buffer ระดับ Management
• สามารถอ่านรายละเอียดเพิ่มเติมที่พี่หนุ่มเคยสอนมาก่อนหน้าได้ที่ Project Risk Management — [A Short Story] By Coach Num

เสริมจากพี่ Max

• เวลาคิด Risk ให้คิดเผื่อเหลือเผื่อขาดไว้ด้วย เช่น ในชีวิตจริง เราไปร้านเหล้า แล้วคิดว่า จองแค่สองขวดไม่พอ ก็จองเผื่อสี่ขวดไปเลย สิ่งนี้เรามองเห็น แต่เวลาทำงานกลับไม่เห็น
• สมมติเรามีงานสองก้อน ถ้าเราเผื่อก้อนซ้ายไว้ เพราะเราคิดว่ามันเป็นความเสี่ยง แต่เอาจริงๆ มันไม่เสี่ยง แต่เรากันเงินไว้แล้ว กับอีกก้อนที่อยู่ทางขวา ที่เราคิดว่ามันไม่เสี่ยง แต่มันดันเสี่ยง แล้วไม่มีเงินกันไว้ เราจะบริหารจัดการยังไง?
• ให้ทุกคนคิดเสมอว่า มีเหรียญอยู่ในมือจำกัด อย่าซี้ซั้วโยน บางครั้งก็ใช้เวลาสักหน่อย ถอยสักนิดเพื่อดูจังหวะก่อนโยนเหรียญ คิดได้แต่ยังไม่ต้องลงมือ

❤ ขอบคุณโค้ชพี่หนุ่ม (ตลอดมาและตลอดไป) และผู้เข้าร่วมเรียน เย็นย่ำค่ำวันศุกร์ ตลอด 1 ชั่วโมงครึ่ง นอกจากได้ความรู้แล้วยังสนุกและหายคิดถึงกันได้มากเลย

พี่หนุ่มกล่าวว่า สำหรับวันนี้น่าจะ Covered เนื้อหาไปแล้วประมาณ 60% ถ้าเป็นไปได้โค้ชพี่หนุ่มจะสอนต่อใน 40% ที่เหลือ

โปรดติดตามตอนต่อไป…