#priwreadarticles ออกแบบวาระการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ

**เนื้อหานี้แปลจากบทความใน HBR เขียนโดยคุณ Roger Schwarz**

เราทุกคนล้วนเคยอยู่ในการประชุมที่ผู้เข้าร่วมไม่ได้เตรียมตัวมาก่อน ออกนอกลู่นอกทาง หรือเสียเวลา ปัญหาเหล่านี้เกิดจากการออกแบบวาระการประชุมที่ไม่ดี

วาระการประชุมที่มีประสิทธิภาพ กำหนดความคาดหวังที่ชัดเจนสำหรับสิ่งที่ต้องเกิดขึ้นก่อนประชุมและระหว่างการประชุม ช่วยให้สมาชิกในทีมเตรียมตัว จัดสรรเวลาอย่างชาญฉลาด ทำให้ทุกคนเข้าใจหัวข้อเดียวกันอย่างรวดเร็ว และรู้ว่าการอภิปรายเสร็จสิ้นเมื่อใด

ขอข้อมูลจากสมาชิกในทีม

เพื่อให้แน่ใจว่าวาระการประชุมสะท้อนถึงความต้องการของพวกเขาและทำให้พวกเขามีส่วนร่วม ขอให้สมาชิกในทีมแนะนำรายการที่จะอยู่ในวาระการประชุม และระบุเหตุผลที่แต่ละรายการจำเป็นต้องได้รับการกล่าวถึง

หากคุณตัดสินใจที่จะไม่เลือกรายการใด คุณต้องรับผิดชอบในการอธิบายเหตุผลของคุณกับสมาชิกในทีมที่แนะนำรายการนี้ขึ้นมา

เลือกหัวข้อที่ส่งผลต่อทั้งทีม

เวลาประชุมของทั้งทีมมีราคาแพงและจัดตารางเวลาตรงกันได้ยาก โดยหลักแล้วควรใช้เพื่อหารือและตัดสินใจในประเด็นที่ส่งผลกระทบต่อทั้งทีม และต้องการให้ทั้งทีมแก้ไขปัญหา

การพูดคุยในหัวข้อที่ไม่ส่งผลกระทบต่อทุกคนในที่ประชุม เป็นการเสียเวลาอันมีค่าของแต่ละคน

เนื่องจากส่วนต่างๆ ขององค์กรต้องพึ่งพาอาศัยกัน และยังมีแนวโน้มที่ผู้คนมีข้อมูลและความต้องการที่แตกต่างกัน หากทีมไม่ได้ใช้เวลาส่วนใหญ่ในการประชุมพูดคุยเกี่ยวกับปัญหาที่ต้องพึ่งพาอาศัยกัน สมาชิกจะแยกตัวออกไปและไม่เข้าร่วมในที่สุด

ระบุหัวข้อการพูดคุยด้วยคำถามที่ต้องตอบ

แทนที่จะเขียนว่า “จัดสรรพื้นที่สำนักงานใหม่” ให้เขียนเป็น “เราควรจัดสรรพื้นที่สำนักงานใหม่ภายใต้เงื่อนไขใด”

“คำถาม” ช่วยให้สมาชิกในทีมเตรียมตัวสำหรับการอภิปรายได้ดีขึ้น และติดตามบทสนทนาได้ง่ายว่า ความคิดเห็นของตนเองและของผู้อื่นเป็นไปตามกำหนดการหรือไม่

ในระหว่างการประชุม ใครก็ตามที่คิดว่า ความคิดเห็นนั้นหลุดจากเรื่องราวที่กำลังพูดคุยอยู่ ก็สามารถพูดได้ว่า “ฉันไม่เห็นว่าความคิดเห็นของคุณเกี่ยวข้องกับคำถามที่เรากำลังพยายามตอบ คุณช่วยให้ฉันเข้าใจการเชื่อมโยงได้ไหม”

เมื่อคำถามที่ตั้งไว้ได้รับคำตอบ ทีมงานก็เข้าใจตรงกันว่าการอภิปรายเกี่ยวกับเรื่องนี้เสร็จสิ้นแล้ว

แจ้งให้ทีมของคุณทราบว่า จุดประสงค์ของการสนทนาคือ การแบ่งปันข้อมูล ขอข้อมูลประกอบการตัดสินใจ หรือทำการตัดสินใจ

การแบ่งปันข้อมูล ควรจะถูกแจ้งล่วงหน้า อ่านก่อนการประชุม โดยใช้ส่วนสั้นๆ ของการประชุมเพื่อตอบคำถามของผู้เข้าร่วม

หากผู้คนคิดว่าพวกเขามีส่วนร่วมในการตัดสินใจ แต่คุณเพียงแค่ต้องการความคิดเห็นจากพวกเขา ทุกคนมักจะรู้สึกหงุดหงิดเมื่อจบการสนทนา

หากมีวัตถุประสงค์เพื่อทำการตัดสินใจ ให้ระบุกฎการตัดสินใจในตอนต้นของวาระการประชุม คุณอาจพูดว่า “ถ้าเป็นไปได้ ฉันต้องการให้เราตัดสินใจเรื่องนี้โดยฉันทามติ ซึ่งหมายความว่า ทุกคนสามารถสนับสนุนและดำเนินการตัดสินใจตามบทบาทของตนในทีม หากเราไม่สามารถบรรลุฉันทามติได้หลังจากการสนทนาหนึ่งชั่วโมง ฉันจะขอสงวนสิทธิ์ในการตัดสินใจโดยพิจารณาจากการสนทนาที่เรามี ฉันจะบอกคุณถึงการตัดสินใจ และเหตุผลที่ฉันตัดสินใจ”

ประมาณระยะเวลาที่เป็นจริงสำหรับแต่ละหัวข้อ

สิ่งนี้มีจุดประสงค์สองประการ

ประการแรก คุณต้องทำการคำนวณว่าทีมต้องใช้เวลาเท่าใดในการแนะนำหัวข้อ ตอบคำถาม ทำความเข้าใจมุมมองที่แตกต่างกัน สร้างวิธีแก้ปัญหาที่เป็นไปได้ และยอมรับรายการที่จะถูกดำเนินการ ที่ตามมาจากการอภิปรายและการตัดสินใจ

ผู้นำมักประเมินระยะเวลาที่จำเป็นต่ำเกินไป เช่น ถ้ามีคน 10 คนในการประชุม และคุณได้จัดสรรเวลา 10 นาทีเพื่อตัดสินใจ คุณอาจประเมินเวลาต่ำเกินไป ด้วยการคิดเลขแบบง่ายๆ คุณจะรู้ว่า ทีมจะต้องตัดสินใจทันที หลังจากที่สมาชิกแต่ละคน จำนวน 10 คน พูดเป็นเวลาหนึ่งนาที

ประการที่สอง เวลาโดยประมาณช่วยให้สมาชิกในทีมสามารถปรับความคิดเห็นของตนให้พอดีกับกรอบเวลาที่กำหนด หรือเพื่อแนะนำว่า อาจต้องใช้เวลามากขึ้น

จุดประสงค์ของการมีกรอบเวลาคือ ช่วยทีมจัดสรรเวลาได้ดียิ่งขึ้นในการตอบคำถามอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

เสนอกระบวนการพิจารณา

ระบุขั้นตอนที่ทีมจะทำงานร่วมกัน ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการประชุมอย่างมีนัยสำคัญ กระบวนการควรปรากฏในระเบียบวาระการประชุมเป็นลายลักษณ์อักษร เมื่อคุณไปถึงรายการนั้นในระหว่างการประชุม ให้อธิบายกระบวนการและข้อตกลงให้ชัดเจน เช่น

• “ฉันขอแนะนำให้เราใช้กระบวนการต่อไปนี้
• ก่อนอื่น ให้ใช้เวลาประมาณ 10 นาทีในการรับข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมด
• ประการที่สอง ให้เวลาอีก 10 นาที เพื่อระบุและยอมรับสมมติฐานใดๆ ที่เราต้องทำ
• ประการที่สาม เราจะใช้เวลาอีก 10 นาที ในการระบุและตกลงเกี่ยวกับผลประโยชน์ที่ควรได้รับสำหรับการแก้ปัญหาใดๆ
• สุดท้าย เราจะใช้เวลาประมาณ 15 นาที ในการสร้างโซลูชันที่คำนึงถึงผลประโยชน์ทั้งหมดอย่างเหมาะสม ที่สอดคล้องกับข้อมูลและสมมติฐานที่เกี่ยวข้องของเรา
• มีข้อเสนอแนะใดๆ ในการปรับปรุงกระบวนการนี้หรือไม่”

ระบุว่าสมาชิกควรเตรียมตัวอย่างไรสำหรับการประชุม

แจกจ่ายระเบียบวาระการประชุมล่วงหน้า โดยมีเวลาอย่างเพียงพอ เพื่อให้ทีมสามารถอ่านเนื้อหา ที่มาที่ไป และเตรียมความคิดเห็นสำหรับแต่ละวาระล่วงหน้าได้

ระบุผู้รับผิดชอบในการเป็นผู้นำการอภิปรายในแต่ละหัวข้อ

บุคคลนี้อาจอธิบายข้อมูลประกอบ หรืออาจมีหน้าที่รับผิดชอบในด้านนั้นขององค์กร การระบุบุคคลนี้ถัดจากหัวข้อระเบียบวาระการประชุม ทำให้มั่นใจได้ว่าใครก็ตามที่มีหน้าที่เป็นผู้นำในวาระการประชุม จะรู้ตัวและเตรียมตัวก่อนการประชุม

หัวข้อแรกของการประชุมคือ “ทบทวนและแก้ไขวาระการประชุม หากต้องการ”

แม้ว่าคุณและทีมของคุณจะร่วมกันพัฒนาวาระการประชุมก่อนการประชุม ให้ใช้เวลาสักครู่เพื่อดูว่ามีอะไรต้องเปลี่ยนแปลงหรือไม่

ครั้งหนึ่งผู้เขียนบทความ (Roger Schwarz) เคยนัดประชุมกับทีมผู้นำระดับสูง ขณะที่กำลังตรวจสอบวาระการประชุม เขาถามว่า “เราต้องแก้ไขอะไรไหม” CEO กล่าวว่า “ผมเพิ่งบอกคณะกรรมการว่า ผมวางแผนที่จะลาออก” ทำให้เราจำเป็นต้องเปลี่ยนวาระการประชุมอย่างมีนัยสำคัญ

ไม่ใช่ว่าการปรับเปลี่ยนวาระการประชุมทั้งหมดจะเป็นอะไรที่น่าตื่นเต้นขนาดนี้ แต่การตรวจสอบก่อน ช่วยเพิ่มโอกาสที่ทีมจะใช้เวลาประชุมอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด

จบการประชุมด้วยเครื่องหมาย plus/delta

หากทีมของคุณประชุมกันเป็นประจำ คำถามสองข้อจะสร้างกระบวนการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องที่เรียบง่าย

เราทำได้ดีเพียงใด

เราต้องการทำอะไรที่แตกต่างออกไปในการประชุมครั้งต่อไป

การลงทุน 5-10 นาที จะช่วยให้ทีมปรับปรุงประสิทธิภาพ ความสัมพันธ์ในการทำงาน และความพึงพอใจของสมาชิกในทีม

ยกตัวอย่างคำถามบางส่วนที่ควรพิจารณา เมื่อระบุสิ่งที่ทีมทำได้ดีและสิ่งที่ต้องการทำแตกต่างออกไป

• วาระการประชุมถูกแจกจ่ายให้ทุกคนได้มีเวลาเตรียมตัวเพียงพอก่อนเข้าประชุมหรือไม่?
• สมาชิกในทีมเตรียมตัวสำหรับการประชุมได้ดีเพียงใด?
• เราประเมินเวลาที่ต้องใช้ในแต่ละวาระได้ดีแค่ไหน?
• เราจัดสรรเวลาในการตัดสินใจและอภิปรายได้ดีเพียงใด?
• ทุกคนอยู่ในหัวข้อได้ดีแค่ไหน? สมาชิกในทีมพูดได้ดีเพียงใด เมื่อคิดว่ามีคนออกนอกประเด็น
• กระบวนการในแต่ละวาระ มีประสิทธิภาพเพียงใด?

เพื่อให้แน่ใจว่าทีมของคุณปฏิบัติตาม ให้ตรวจสอบผลลัพธ์ของ plus/delta เมื่อเริ่มการประชุมครั้งถัดไป

หากคุณพัฒนาวาระการประชุมโดยใช้เคล็ดลับที่กล่าวถึงด้านบน และลองใช้ Template กำหนดการด้านล่าง ทีมของคุณจะมีเวลามากขึ้นและจดจ่อกับการประชุมได้ง่ายขึ้น — ดูตัวอย่างการกรอกวาระการประชุมได้ที่บทความต้นฉบับ

หากปัญหายังคงเกิดขึ้นในระหว่างการประชุม วาระการประชุมที่ออกแบบมาอย่างดีจะเพิ่มความสามารถของทีมในการจัดการกับปัญหาเหล่านั้นอย่างมีประสิทธิภาพและรวดเร็ว