#priwreadbooks Death by Meeting เมื่อความตายมาในรูปของการประชุม

#WeLearn Patrick Lencioni เขียน ปฏิพล ตั้งจักรวรานนท์ แปล

สุดยอดวายร้ายที่ทั้งสูบพลังชีวิต และบั่นทอนประสิทธิภาพการทำงาน แต่กลับถูกปล่อยให้ลอยนวลจนถึงทุกวันนี้

• สถานที่เกิดเหตุ : ห้องประชุม
• จำนวนผู้เสียชีวิต : ไม่ทราบแน่ชัด

เรื่องนี้ใครคือผู้ร้าย ใช้อาวุธอะไรในการก่อเหตุ แล้วตอนจบต้องลงเอยเหมือนเดิมทุกครั้งหรือไม่ เรื่องนั้นยังไม่อาจบอกได้ คุณอาจเป็นหนึ่งในผู้บริสุทธิ์ที่ตกเป็นเหยื่อ แต่ขณะเดียวกันคุณก็อาจเป็นผู้สมรู้ร่วมคิด ที่คร่าชีวิตการทำงานของใครหลายคนโดยไม่รู้ตัวเช่นกัน

เพราะการประชุมที่ไร้ประสิทธิภาพ เป็นปัญหาเรื้อรังและร้ายแรงที่ถูกมองข้ามมากที่สุด

สาเหตุที่ทำให้การประชุมเป็นทุกข์

การประชุมที่น่าเบื่อ

คือการประชุมที่แห้ง ไม่มีความเห็น เต็มไปด้วยเดดแอร์ ใช้เวลาส่วนมากนั่งเฉยๆ ให้เวลาหมดลงไป ซึ่งเป็นธรรมชาติของคนทำงานที่จะพยายามหลีกหนีข้อโต้แย้ง (avoid conflict) ทั้งที่บางครั้งความขัดแย้งก็นำมาซึ่งแนวคิดใหม่ๆ และการตัดสินใจที่ดีขึ้น

การประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพ

โดยการประชุมนั้นมักเกี่ยวข้องกับคนทำงานเป็นกลุ่ม ต้องใช้เวลาของคนมากกว่า 1 คน แต่กลับรู้สึกว่าการประชุมนั้นไม่ได้นำไปสู่ผลดีและความสำเร็จที่เห็นได้ชัด หลายครั้ง การประชุมนั้นเกิดขึ้นเพียงเพราะว่า ต้องประชุมกันหน่อย

ที่ผ่านมาเราต้องเสียเวลามากมายไปกับการประชุม

ทางออกกลับไม่ใช่การเลิกประชุม แต่เป็นการประชุมให้ฉลาดขึ้นต่างหาก

ในหนังสือจะเล่าเป็นเรื่องราวของกลุ่มตัวละครระดับผู้บริหารที่ต้องเข้าประชุมกันเป็นประจำ แล้วอยู่ๆ กิจการก็โดนซื้อ การประชุมแต่ละครั้งถูกเพ่งเล็งมากขึ้น ทีมผู้บริหารได้ตัวช่วยใหม่ มาช่วยจัดรูปแบบการประชุม แยกประเภท แยกหัวข้อ โดยอิงจากประสบการณ์ในวงการทีวีและภาพยนตร์เข้ามาช่วย

การประชุมแบ่งออกเป็น 4 ประเภท

การประชุมอัพเดตรายวัน

• ระยะเวลาที่ใช้โดยประมาณ 5 นาที และไม่เกิน 10 นาที ซึ่งต้องใช้อย่างเคร่งครัด
• วัตถุประสงค์และรูปแบบเพื่อแจ้งตารางงานและแผนงานประจำวัน ทำให้ที่ประชุมเห็นภาพรวมตรงกันอย่างรวดเร็ว
• กุญแจความสำเร็จ เช่น ห้ามนั่ง พูดถึงเรื่องทั่วไปเท่านั้น
• และอาจจะไม่สามารถนำไปใช้ได้กับทุกองค์กร

ประชุมปฏิบัติการรายสัปดาห์

ปัญหาเชิงปฏิบัติการที่มีความเร่งด่วน จัดทุกสัปดาห์หรือทุก 2 สัปดาห์ ที่สำคัญคือต้องมาประชุมกันให้ครบทุกคน มีวินัยและโครงสร้างการประชุมที่ชัดเจน ใช้เวลาประมาณ 45 ถึง 90 นาที ควรมีองค์ประกอบดังนี้

• รอบพูดด่วน ทุกคนต้องสรุปให้ที่ประชุมฟังสั้นๆ ว่าในสัปดาห์นั้นพวกเขามีงานสำคัญอะไรบ้าง 2–3 อย่าง แต่ละคนใช้เวลาไม่เกิน 1 นาที ช่วยปูพื้นให้กับการประชุมส่วนที่เหลือ
• ติดตามความก้าวหน้าเฉพาะเกณฑ์หลักที่ใช้ชี้วัดความสำเร็จ อาจจะเลือกพิจารณาแค่ 4–6 เรื่องก็พอ ใช้ไม่เกิน 5 นาที
• หลีกเลี่ยงการตอกย้ำถึงต้นตอของปัญหาจนทำให้เกิดการประชุมที่ยืดยาว
• กำหนดวาระการประชุมในที่ประชุมหลังจากจบการพูดด่วนและรายงานความคืบหน้า ตามปกติแล้วผู้นำการประชุมควรมีสิ่งที่เรียกว่า สัญชาตญาณที่ผ่านการขัดเกลา หักห้ามใจไม่ให้เตรียมวาระการประชุมล่วงหน้า รอให้มันค่อยๆ ก่อตัวเป็นรูปเป็นร่างในระหว่างการประชุม
• เป้าหมายสำคัญที่สุดของการประชุมปฏิบัติการรายสัปดาห์คือ การหาทางออกของปัญหาและสร้างความชัดเจน ที่ประชุมต้องชี้ชัดและกำจัดอุปสรรคให้หมดผ่านการตัดสินใจร่วมกัน

ประชุมกลยุทธ์รายเดือน หรือประชุมกลยุทธ์เฉพาะกิจ

เป็นการประชุมที่เหล่าผู้บริหารจะได้ถกเถียง วิเคราะห์ โต้แย้ง และตัดสินใจร่วมกันในประเด็นสำคัญ แม้จะมีเพียงไม่กี่ประเด็นที่ส่งผลกระทบโดยตรงต่อการดำเนินธุรกิจก็ตาม เป็นโอกาสให้ผู้บริหารได้หารือเรื่องสำคัญเพียงไม่กี่เรื่องกันแบบเจาะลึกโดยไม่มีกำหนดเวลา และไม่มีปัญหาเชิงปฏิบัติการมาทำให้เสียสมาธิ

• ควรใช้เวลากับแต่ละหัวข้ออย่างน้อย 2 ชั่วโมง
• ความถี่ไม่สำคัญเท่ากับความสม่ำเสมอ
• การประชุมกลยุทธ์เฉพาะกิจ นับเป็นการประชุมที่มีความสำคัญ แสดงให้เห็นถึงความสามารถของทีมผู้บริหารในการระบุปัญหาเชิงกลยุทธ์ที่ซ่อนอยู่ ซึ่งควรเร่งจัดการทันที
• การเตรียมข้อมูลล่วงหน้าก่อนเข้าประชุม ช่วยป้องกันความผิดพลาดจากการตัดสินใจโดยมีข้อมูลไม่เพียงพอ
• อย่ากลัวความขัดแย้ง สมาชิกในทีมต้องพร้อมเผชิญหน้า โต้แย้งกันด้วยเหตุผลอย่างตรงไปตรงมา

สัมมนานอกสถานที่รายไตรมาส

เป็นการเปิดโอกาสให้ฝ่ายบริหารได้ก้าวออกจากปัญหาที่ต้องรับมือเป็นรายวัน รายสัปดาห์ และรายเดือน เพื่อหันมาประเมินภาพรวมของธุรกิจในระยะยาวมากขึ้น

เรื่องที่ควรหยิบมาทบทวนและหารือกัน เช่น ประเมินกลยุทธ์ในภาพรวม ประเมินทีมประเมินพนักงาน ประเมินคู่แข่งและตลาด

• อย่าพยายามอัดหมายกำหนดการและเนื้อหาให้การประชุมมากเกินไป
• วัตถุประสงค์ของการสัมมนานอกสถานที่รายไตรมาส คือการประเมินและพูดคุยถึงความเป็นไปภายในองค์กร ไม่ใช่การนำเสนอข้อมูลหรือเอกสารให้กับบรรดาผู้บริหาร
• การเชิญบุคคลภายนอกมาร่วมประชุมเพื่อให้ได้มุมมองที่หลากหลายอาจส่งผลให้เกิดการเสียสมดุลการทำงานของทั้งทีม ยกเว้นวิทยากรภายนอกนั้นทุกคนในทีมให้ความเชื่อมั่น เข้าใจธุรกิจขององค์กรเป็นอย่างดี และมีความมุ่งมั่นที่จะช่วยให้ทีมบรรลุเป้าหมายที่วางไว้ ไม่ใช่เป้าหมายของพวกเขาเอง

การประชุมที่ดีจะเป็นโอกาสให้เราได้ปรับปรุง แก้ไขการดำเนินงาน โดยช่วยเร่งการตัดสินใจและป้องกันไม่ให้เกิดปัญหาเดิมๆ ซ้ำอีก และยังช่วยลดภาระงานที่ซ้ำซากและการติดต่อสื่อสารที่ไม่จำเป็นภายในองค์กร ซึ่งนับว่ามีประโยชน์มหาศาล แต่ไม่เป็นที่รับรู้ เนื่องจากเราไม่เห็นความสำคัญของสิ่งที่เรียกว่า ช่วงเวลาแฝงกันซักเท่าไหร่

ช่วงเวลาแฝงล้วนมีอยู่ในทุกกิจกรรมที่เราทำ เช่น ส่งอีเมล ฝากข้อความเสียง เดินเข้าห้องโน้นออกห้องนี้ เพื่อแจกแจงเรื่องที่ควรจะคุยกันให้จบในที่ประชุม เราอาจไม่ทันมองว่า มันเองก็เป็นเรื่องที่ทำให้เสียเวลาเช่นกัน

ขอบคุณหงส์ที่ให้ยืมมาอ่านจ้า