#priwreadbooks Agile Coaching — Chapter 5 — Daily Standup (สรุป)

Photo by ThisisEngineering RAEng on Unsplash

Previous chapter:

• Chapter 1 — Starting the Journey
• Chapter 2 — Working with People
• Chapter 3 — Leading Change
• Chapter 4 — Building an Agile Team

เราน่าจะเคยเป็นส่วนหนึ่งของการทำ Daily Standup มาแล้ว มันดูเป็นเรื่องง่ายที่จะนำไปปฏิบัติ สิ่งที่ทำก็แค่เอาทีมทุกคนมายืนเป็นวงกลม เวลาเดิมในทุกๆ วัน เพื่อตอบคำถามง่ายๆ 3 ข้อ คือ

• เมื่อวานทำอะไร
• วันนี้จะทำอะไร
• มีอะไรขวางทางฉันอยู่

3 คำถามนี้เป็นคำถามตั้งต้นที่ดี แต่ว่าในฐานะโค้ช เราควรจะทำอะไรให้มัน Beyond กว่านี้ เพื่อจะได้ปรับแต่งการประชุมนี้ให้เหมาะสมกับความต้องการของทีมจริงๆ

ให้เป็นที่ที่พวกเขาตัดสินใจว่า ใครกำลังทำงานอะไรอยู่ และกระตุ้นให้พวกเขาจัดระเบียบตัวเอง เมื่อทีมเรียนรู้วิธีขับรถของการทำ Daily Standup แล้ว โค้ชก็นั่งเบาะหลังได้เลย เราจะพบความคิดเห็นในแต่ละวันว่าสมาชิกในทีมทำงานร่วมกันได้ดีเพียงใด

ให้คอยระวัง:

• Daily Standup ที่อัปเดตสถานะให้กับผู้จัดการ
• คนในทีม ไม่รับฟังกันและกันจริงๆ
• การประชุมที่ดำเนินต่อไป ทำให้ทีมเสียเวลาอันมีค่า โดยลงรายละเอียดมากเกินไป
• ใช้เวลานานกว่าครึ่งชั่วโมงหรือมากกว่านั้น

ถ้า Daily Standup มีความรวดเร็ว มีพลังงานสูง จัดการตนเองได้ ทีมนั้นถือว่าอยู่ในเส้นทางที่ถูกต้อง สัญญาณที่ดีอีกอย่างหนึ่งคือ เมื่อทีมดำเนินการยืนหยัดในการทำ Daily Standup ด้วยตัวเอง แม้ว่าโค้ชจะไม่อยู่ มันเป็นศิลปะ! ที่จะสร้างความสมดุลการแชร์ข้อมูลใน Daily Standup

ทำตัวเองให้เป็น Role Model สำหรับคำแนะนำที่ให้คนอื่นไป มาตรงเวลา ยืนตรง และร่วมพิธีกรรมนี้อย่างจริงจัง

ในวัฒนธรรมองค์กรแบบเก่า การยืนขึ้นเพื่อประชุมอาจจะรู้สึกแปลกไปบ้าง ทำให้ทีมรู้ว่า ข้อดีของการยืนขึ้นคือ เราจะใช้เวลาน้อยลงเมื่อทุกคนยืนอยู่บนขาตัวเอง เราจะพบว่าการจองห้องประชุมหายไปหลังจากที่ทีมได้สัมผัสกับการยืนขึ้นในแต่ละวัน ให้ทีมได้ทดลองการทำพิธีกรรมนี้และให้โอกาสพวกเขาได้รีวิวว่ารู้สึกยังไงระหว่างการทำ Retrospective ครั้งหน้า ทีมอาจจะอยากลองนั่งอัปเดต ก็ให้ลองทำดู และ Track เวลาที่ใช้ไว้ด้วย เพื่อจะได้มีหลักฐานว่า การยืนประชุมมันใช้เวลาสั้นกว่าจริงๆ นะ

การทำ Daily Standup ที่ดีคือ ยืนอยู่หน้าบอร์ดของทีม มีพื้นที่พอให้ทีมสามารถยืนเป็นครึ่งวงกลมหน้าบอร์ดนั้นได้ หากทีมต้องวิ่งออกจากพื้นที่ทำงานในแต่ละวัน จะเกิดความลำบากมากขึ้น เสียเวลาในการสับเปลี่ยน เพื่อไปที่นั่นและกลับมาที่ตัวเองอีก บางทีมอาจแก้ปัญหาด้วยการยึดห้องประชุมไปเลย จัดการบอร์ดของพวกเขาบนกำแพง และเรียกมันว่า Scrum Room แต่ผู้เขียนไม่แนะนำวิธีนี้เท่าไหร่ เพราะว่าทีมจะไม่เห็น Tasks การทำงานในตลอดทั้งวัน ทางที่ดีคือเป็นบอร์ดที่สามารถพกพาไปไหนได้ระหว่างการทำ Daily Standup และยกกลับมาอยู่ที่ทำงานของทีม (ซึ่งเอาจริงๆ ตอนนี้อาจจะไม่เป็นปัญหาเท่าไหร่แล้ว เพราะว่าบอร์ดงานส่วนมากอยู่ในออนไลน์ — เราเสริมเอง)

เป็นเรื่องจำเป็นอย่างมาก ที่จะต้องส่งข้อความถึงทีมว่า Daily Standup ของพวกเขามีไว้เพื่อให้พวกเขาสื่อสาร ประสานงานของพวกเขาเอง ให้การสนทนามุ่งเน้นไปที่งานในแผนการ สนับสนุนให้ทีมตอบคำถามสมาชิกในทีมคนอื่นๆ พิธีกรรมนี้ไม่ได้จัดขึ้นสำหรับผู้จัดการโครงการหรือหัวหน้าทีมที่มารวบรวมความคืบหน้าหรือให้ข้อเสนอแนะกับงานของพวกเขา

ถ้าพิธีกรรมนี้ใหม่สำหรับทีม เราสามารถคอยสะกิดหรือกระตุ้นบทสนทนาระหว่างทางได้ เมื่อทีมรันพิธีกรรมนี้อย่างเข้ามือแล้ว นอกจากเราจะหนีออกจาก 3 คำถามตั้งต้นได้แล้ว เรายังสามารถเพิ่มคำถามใหม่เข้าไปได้ด้วย และอย่าลืมเขียนคำถามใหม่เหล่านี้ไว้ที่บอร์ดของทีม ตัวอย่างของ Standup Checkov คือ

• what we did do yesterday?
• any new cards?
• sales meeting?
• who is exposed today? (เกิดการขัดจังหวะ สำหรับปัญหาการขายและการสนับสนุนลูกค้า)
• mark time spent
• pick cards and partners

ให้ระวังไว้ ถ้าเราเป็นคนถามคำถามในพิธีกรรมนี้อยู่บ่อยๆ เราจะพบว่าทีมจะตอบคำถามโดยตรงกลับมาที่เรา นี่ไม่ใช่การรายงานความคืบหน้า ให้เป็นการตอบคำถามไปยังสมาชิกของทีมทั้งหมด เราอาจลองไม่เข้าร่วมพิธีกรรมนี้ดูก็ได้ ให้ทีมลองรันเองดู

ให้ระวังการกล่าว Great หรือ Thank you หลังจากใครบอกว่าเขาทำเสร็จแล้วด้วย จุดประสงค์หลักของการทำ Daily Standup คือการ Sync กิจกรรมระหว่างทีม การให้คำชมใครเป็นบางคน อาจจะทำให้เกิดข้อสงสัยอีกว่าทำไมคนอื่นไม่ได้รับการชมล่ะ

ให้ทีมเป็นผู้จัดการโฟลว์ของพิธีกรรมเอง เป็นการพูดที่ส่งต่อกันไปเรื่อยๆ อาจใช้การส่งลูกบอลหรือปากกาต่อเนื่องไป การใช้สิ่งของไม่ได้มีนัยยะพิเศษ แค่การถืออะไรบางอย่างอยู่ ทำให้คนพูดรู้ตัวว่าต้องพูดเพราะว่ามีทีมกำลังรอฟังอยู่ แล้วก็จะเป็นการตัดสินใจต่อด้วยว่าคนต่อไปจะเป็นใคร ถ้ามีคนโฟนอินเข้ามา ก็ให้ใช้หูฟังเป็นสิ่งที่ให้ทุกคนถือส่งต่อกันไปเรื่อยๆ

พยายามให้ทีมพูดถึงความคืบหน้าของงาน ดีกว่าการบอกเล่าถึงสิ่งที่พวกเขาทำไปเมื่อวานอย่างละเอียดถี่ถ้วน เมื่อมีปัญหาแจ้งเข้ามาในการทำ Daily Standup ไม่ต้องพยายามแก้ไขทุกปัญหาที่เกิดขึ้น พวกเขาสามารถพูดคุยเกี่ยวกับมันได้หลังการประชุม เฉพาะคนที่ทำงานจริงในทีมเท่านั้นที่จะตอบคำถาม

คนที่เป็นลูกค้าก็สามารถเข้าร่วม Daily Standup ได้ เพราะจุดประสงค์มันคือการโฟกัสเกี่ยวกับแผนงานปัจจุบัน ลูกค้าเองก็บอกให้ทีมรู้ได้ด้วยว่า กำลังทำอะไรที่อยู่ในเส้นทางเดียวกันกับที่ทีมกำลังทำงานอยู่ และอาจเป็นช่วงเวลาที่เหมาะในการส่งต่อข้อมูลไปยังทีมงานสำหรับงานที่กำลังจะเกิดขึ้นในอนาคต

หากเราพบว่ามีการสนทนาที่ไม่เกี่ยวข้องกับทุกคน เตือนพวกเขาให้ดำเนินเรื่องนี้อีกครั้งในกลุ่มเล็กๆ หลังจากเสร็จ Daily Standup

บางทีมใช้ Daily Standup แบบสองส่วนคือ ส่วนแรกคุย Technical อีกส่วน เอาลูกค้าเข้ามาด้วย เพื่อคุยเกี่ยวกับเรื่องของ User Stories, User tests และติดตามเรื่องอื่นๆ จะได้ไม่เป็นการเสียเวลาของทีมลูกค้าที่เข้ามาแล้วไม่เข้าใจคำศัพท์ทางเทคนิค

เมื่อมีคนแจ้งปัญหาขึ้นมา จะเป็นการดีกว่าถ้าไปพูดคุยหลังจากจบ Daily Standup เพราะบางปัญหาไม่ได้จำเป็นที่ต้องเอาทั้งทีมมาช่วยกันแก้ คำถามที่ชัดเจน รวดเร็วนั้นสามารถใช้ได้ แต่สนับสนุนให้ทีมเดินหน้าต่อไปเมื่อพวกเขาเข้าใจปัญหาแล้ว

ถ้ามีปัญหาเกิดขึ้นไม่ใช่แค่จดลงสมุดตัวเอง ให้เขียนลงไปในบอร์ดที่ทุกคนสามารถเห็นได้เลยเพื่อให้ทีมสามารถกลับมาดูได้อีกครั้งและจัดลำดับความสำคัญ ปัญหาไหนถูกแก้แล้วก็ให้มาลบทิ้ง ไม่จำเป็นจะต้องเก็บหลักฐานไว้ตลอดไป รวมถึงเวลามีปัญหา โดนขัดจังหวะจากภายนอก ทีมสามารถ Track เวลาที่เสียไปในการจัดการปัญหาเหล่านั้นด้วยได้ หรือถ้ามีปัญหาที่อาจจะเกี่ยวกับภายนอกทีม ก็ให้จดไว้ด้วยเพื่อจะได้ย้ำเตือนและติดตาม เช่น Software Interfaces, Editorial Copy, Design Assets เป็นต้น

Daily Standup ไม่ควรแทนที่การประชุมอื่นๆ หากจำเป็นต้องพูดคุยกันนานขึ้นกับทั้งทีม ให้จัดการประชุมใหม่

หาเวลา Daily Standup ที่ตรงกัน โดยให้ทีมเป็นคนตัดสินใจเอง ไม่ใช่ให้โค้ชสั่งการ ส่วนมากแล้วมักเป็นช่วงเช้าก่อนที่ทุกคนจะเริ่มทำงานของตัวเอง มันจะเริ่มเป็นความท้าทายมาก ถ้าทีมอยู่กันคนละที่คนละประเทศ คนละ Time zone แต่มันเป็นสิ่งที่เป็นไปได้ พวกเขาจะหาทางประนีประนอมและสรุปเวลาที่เป็นไปได้มาจนได้ ซึ่งสามารถทำได้ทั้งเจอหน้ากันตัวเป็นๆ และผ่านการประชุมแบบออนไลน์ ถ้ามันต่าง Time zone กันมากๆ สามารถรัน Daily Standup ทั้งเช้าและบ่ายได้เลย เพื่อ Sync งานกันก่อนที่อีกกะจะมาเริ่มงาน

ในฐานะโค้ช เราไม่อยากเป็นคนที่พูดว่า ‘อย่าลืมสิ่งนี้’ ‘อย่าลืมสิ่งนั้น’ หรอก รอจนกว่าพวกเขาจะเลื่อนลอยไปจริงๆ ก่อน ตั้งข้อสังเกตว่า สิ่งที่เราเห็นพวกเขาทำนั้นแตกต่างไปจากที่วางแผนไว้อย่างไร ให้ถามพวกเขาว่า เป็นปัญหาจริงหรือไม่ ถ้าใช่ จะวางแผนรับมืออย่างไร

ไม่ใช่แค่เวลาที่ผ่านไปเท่านั้นที่เราต้องเตือนทีมเกี่ยวกับการทำงานแบบ iterative cycle พวกเขาต้องใช้เวลาในระหว่างการทำซ้ำแต่ละครั้งเพื่อทำงานกับลูกค้า เตรียมเรื่องราวของผู้ใช้ให้พร้อมสำหรับเซสชันการวางแผนครั้งต่อไป ต้องติดตามสิ่งที่ต้องทำจากการทำ Retrospective ครั้งที่แล้ว และต้องทำสิ่งนี้ให้เสร็จเมื่อสิ้นสุด iteration นี้ด้วย

บางครั้งปัญหาอาจจะไม่ได้ถูกแจ้งขึ้นมาเพราะว่าทีมคิดว่ามันไม่สามารถจัดการได้ ในฐานะโค้ชให้จำเรื่องนี้เอาไว้ในใจและมองหาโอกาสสำหรับการพัฒนาต่อไป สังเกตทีมด้วยการฟังในสิ่งที่พวกเขาพูดและสังเกตภาษากายด้วย

• ทุกคนมีส่วนร่วมไหม มีความกระตือรือร้นหรือเปล่า
• พวกเขามีความคืบหน้าในการทำงานที่เป็น High Priority ไหม
• พวกเขาทำงานด้วยกัน ช่วยเหลือกันหรือเปล่า
• พวกเขาได้ทำงานแบบจดจ่อ โดยที่ไม่มีอะไรขัดขวางใช่ไหม

ถ้าจับสังเกตได้ว่าทีมหลุดโฟกัสในแผนงานปัจจุบัน ให้ Follow up หลังจากเสร็จพิธีกรรม และอาจจะเอาไปพูดคุยใน Retrospective ครั้งหน้า

อุปสรรคที่อาจเจอ

มีคนมาช้า

ไม่ต้องทวนเนื้อหาสำหรับคนที่มาช้าเพราะว่านี่คือการไม่เคารพคนอื่น นี่คือการทำงานร่วมกันเป็นทีม อาจจะตั้งกฎให้คนที่มาช้าต้องจ่ายค่าปรับ แต่ก็ต้องระวังอีกเพราะว่าบางคนอาจจะโอเคที่จะจ่าย ถ้ามีใครบางคนมาช้าอย่างสม่ำเสมอ ให้คุยกับเขาอย่างจริงจัง ทำความเข้าใจว่าปัญหาคืออะไร อาจจะเป็นเพราะนาฬิกาปลุกพัง หรือเขาไม่อยากทำงานนี้แล้ว ทำให้เขารู้ตัวเกี่ยวกับพฤติกรรมของเขา เล่าให้ฟังว่าการมาช้าของเขาส่งผลกระทบอย่างไรกับคนอื่นบ้าง โดยเฉพาะถ้าซีเนียร์มาช้าได้ ก็เป็นต้นแบบให้จูเนียร์ทำตามได้ ถ้าบอกแล้วไม่เชื่อ ให้เขียนชื่อคนที่มาช้าไว้บนบอร์ด พอเห็นชื่อตัวเองบ่อยๆ เขาจะเริ่มปรับตัวได้เอง

พิธีกรรมยาวนานเกินไป

ระยะเวลาที่เหมาะสมคือไม่ควรเกิน 15 นาที ให้ทีมเข้าใจว่าไม่ต้องเล่าทุกอย่างที่ทำไปเมื่อวาน พูดเกี่ยวกับสิ่งที่เกี่ยวข้องกับทีมเพื่อให้ทุกคนเห็นภาพใหญ่ที่ตรงกัน ถ้าทีมมันใหญ่มากเกินสิบคน ให้ใช้การอัพเดทแต่ละ User Story แทนการอัปเดตรายคน การทำแบบนี้อาจจะใช้เวลาน้อยลงแต่ก็ไม่ได้แก้ปัญหาพื้นฐาน เป็นการยากที่จะสร้างความรู้สึกเป็นเจ้าของร่วมกันกับทีมใหญ่

เราอาจจะสังเกตได้ว่า บางคนไม่สนใจการอัปเดตของทีมคนอื่น เพราะว่างานมันเยอะเกินไปที่จะให้ทุกคนเข้าใจทุกอย่าง เขาจะสนใจแค่งานตัวเอง ตอนนี้ทีมก็จะเริ่มแตก ทางออกของทีมใหญ่คือ แตกทีมย่อยลง โดยให้มี Daily Standup กันเป็นทีมเล็กๆ จากนั้นตัวแทนของแต่ละทีม ก็มาทำงานร่วมกันในอีก 1 พิธีกรรม เรียกสิ่งนี้ว่า Scrum of scrums

พิธีกรรมถูกปล้นกลางทาง

Daily Standup อาจถูกยึดครองโดยคนที่สังเกตเห็นว่าเป็นช่วงเวลาที่ดีในการจับทีมมาพูดคุยเรื่องอื่นๆ เพราะเขาอาจจะไม่เข้าใจวิธีการทำงานแบบ Agile ให้พูดคุยกับคนนั้น อธิบายให้เขาเข้าใจหลังจากเกิดเหตุการณ์ขึ้น แทนที่จะจัดการเขากลางพิธีกรรม

อย่าวิพากษ์วิจารณ์คนที่ไม่รู้วิธีการรัน Daily Standup ให้พาเขาไปดูทีมอื่นว่าทำกันอย่างไร เราสามารถแนะนำโดยการทำให้ดู จากนั้นให้เขาลองทำเอง โดยมีเราเป็นผู้สังเกตการณ์เพื่อให้ Feedback อีกครั้ง

ทีมไม่ทำงานตามแพลนที่วางไว้

บางครั้ง User Story ก็เปลี่ยน พยายามให้ทีมใส่การ์ดที่แสดงถึงงานใหม่ไว้ เพื่อให้ทีมเห็นภาพว่าตอนนี้แผนปัจจุบันคืออะไร ส่วนอันไหนที่ไม่ทำแล้วก็ให้เอาออกไป

สำหรับงานที่ไม่ได้แพลนไว้ เช่น การ support งานที่ขึ้นไปแล้ว ให้คุยกับลูกค้าเพื่อกัน budget ส่วนนี้เอาไว้ จากนั้นก็ให้ทีม Track เวลาที่ใช้ในการ support งานส่วนนี้ โดยใช้การ์ดคนละสี เราก็จะได้จัดลำดับความสำคัญของแต่ละงานได้ง่ายขึ้นด้วย

ไม่ต้องการทำ Daily Standup

พิธีกรรมนี้อาจจะดูน่ากลัวเพราะว่าทุกคนจะต้องเปิดเผยออกมาว่าทำอะไรอยู่ ถ้ามีใครไม่อยากเข้าร่วม ให้ลองดูว่าความคืบหน้าของงานที่เขาทำเป็นอย่างไร ติดปัญหาส่วนไหน แต่ถ้าทั้งทีมมีปัญหาในการทำพิธีกรรมนี้ ให้หาสาเหตุว่าเกิดจากอะไร เช่น มีปัญหามากมายในการทำงานหรือการรันพิธีกรรมมีปัญหา โดยเราสามารถเอาสิ่งนี้ไปพูดคุยกันใน Retrospective ได้

บางคนในทีมไม่สามารถยืน Daily Standup ได้

อาจจะด้วยปัญหาสุขภาพ พยายามทำให้เกิดการประชุมแบบที่ไม่มีใครยืนบังหน้าเขาอยู่ แล้วก็ไม่ใช่จับเขาไปอยู่ตรงกลาง อาจเปลี่ยนวิธีเป็นการนั่งคุยแทนก็ได้ แต่ก็พึงระลึกไว้เสมอว่าการนั่งคุยมักจะยาวนานกว่าการยืน